Lorsqu’on visite ou consulte des photos d’un Palais des Congrès, il n’est pas toujours facile d’imaginer toutes les possibilités de transformation qu’offrent les lieux.

Va-t-on pouvoir séparer une grande salle en trois plus petites pour organiser des ateliers ? Si j’ai finalement moins d’exposants que prévu, comment vais-je gérer l’espace ?

Pour que vous puissiez vous rendre compte de toutes les possibilités de modularité et de personnalisation proposées au Palais des Congrès de Beaune, le mieux est encore de vous l’expliquer avec un exemple concret !

Les solutions trouvées pour le 2e Forum FHF Bourgogne Franche-Comté

Pour cet événement, organisé pendant deux jours au Palais des Congrès de Beaune les 6 et 7 octobre derniers, avec la participation de 300 personnes, l’agence Héral Publicité (notre client) nous avait fait part de différentes demandes :

4 salles pour organiser des ateliers thématiques, le premier jour

Nos salles de commission modulables, équipées en vidéoprojection et sonorisation, ont répondu aux attentes des congressistes et intervenants :

Forum Fédération Hospitalière Française : les ateliers
Crédit photo : Beaune Congrès

600 m² de surface d’expo avec aménagement de stands équipés et service d’un cocktail déjeunatoire

Pour cette configuration, nous avons aménagé notre hall d’exposition de 3000 m² (sans poteau, accessible de plain pied et divisible en fonction du besoin de surface des organisateurs pour accueillir des partenaires/exposants) :

Congrès FHF à Beaune : hall d'exposition
Crédit photo : Beaune Congrès

L’un de nos traiteurs référencés, en l’occurrence Isabelle Traiteur, avait par ailleurs pris en charge le service du cocktail déjeunatoire.

L’animation plancha mini burger Bœuf Epoisses (photo ci-dessous) a par exemple rencontré un vif succès !

Congrès FHF à Beaune : animation cocktail
Crédit photo : Beaune Congrès

Pour les conférences, du confort… et la technique en renfort !

Les conférences de la seconde journée se sont quant à elles tenues dans notre auditorium, qui présente l’avantage d’être à la fois très confortable, mais aussi doté d’une régie technique réactive, avec la mise en place d’un plateau 3 caméras avec info décor.

Certains intervenants n’ayant pu se déplacer, nous avons proposé un duplex vidéo via Skype TX (supérieur aux logiciels grand public) qui a permis des échanges de qualité :

pleniere auditorium
Crédit photo : Beaune Congrès
regie plateau camera
Crédit photo : Beaune Congrès
regie skype TX
Crédit photo : Beaune Congrès

Enfin, en termes d’aménagement scénique, pour ce congrès, le choix s’est porté sur du mobilier blanc et un pupitre rétroéclairé (avec visuel de l’événement).

Les « plus » qui font toute la différence

  • Nos espaces intégrant le parking gratuit, sont privatisés pour ce type de manifestation : un Palais des Congrès entièrement dédié à VOTRE événement !
  • Nos salles sont clairement identifiées,  accessibles de plain-pied, proches les unes des autres et facilement personnalisables à votre image avec nos supports de signalétique mis gracieusement à disposition.
  • Le centre historique de Beaune, Capitale des Vins de Bourgogne, est à deux pas du Palais des Congrès et dispose de salles de réception pour l’accueil de vos soirées de gala. Pour cet événement, nos clients ont choisi de visiter le célèbre Musée de l’Hôtel Dieu, avant de se rendre, quelques mètres plus loin, au dîner de gala servi au Bastion des Hospices de Beaune.
  • L’offre hôtelière, performante et variée, à proximité immédiate du Palais des Congrès répond à toutes les attentes des congressistes, intervenants et exposants.

Vous aussi, vous avez un projet de congrès ou de convention ? Vous cherchez encore des réponses à certaines de vos questions ? N’hésitez pas à nous contacter, nous serons heureux de vous conseiller !

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